Fattura elettronica: PDF e copie

5 Giugno 2018

Pochi mesi ancora e la fattura elettronica diventerà la norma per tutte le attività, il primo gennaio 2019 infatti è la data che ogni azienda, professionista e artigiano deve segnare in giallo sul calendario.

Un cambiamento epocale che andrà ad incidere sui flussi organizzativi aziendali e sulle modalità stesse di registrazione delle fatture, FEI & PARTNERS è pronta a supportarti nella transizione, anche con un servizio di fatturazione per tuo conto,  semplice e veloce ed a un costo equo.

Chiarimenti sul formato PDF

Non sorprende dunque che l’Agenzia delle Entrate fornisca di volta in volta chiarimenti sull’applicazione concreta della nuova normativa e man mano che la scadenza si avvicina molti dubbi iniziali vengano chiariti.

Con una nota di maggio l’Ente chiarisce che per la fattura elettronica fra privati sarà possibile conservare la fattura in formato PDF (consigliamo il PDF/A , che rappresenta il formato standard per l’archiviazione nel lungo periodo).

Il chiarimento dato dall’Agenzia delle Entrate trova infatti risconto nel richiamo all’articolo 23bis, comma 2, D.LGS 82/2005, che recita:

 “ le copie e gli estratti informatici del documento informatico, se prodotti in conformità alle vigenti regole tecniche di cui all’articolo 71, hanno la stessa efficacia probatoria dell’originale da cui sono tratte se la loro conformità all’originale, in tutte le sue componenti, è attestata da un pubblico ufficiale a ciò autorizzato o se la conformità non è espressamente disconosciuta. Resta fermo, ove previsto, l’obbligo di conservazione dell’originale informatico”

Attenzione però ai dettagli

Il fatto che sia permessa la conservazione PDF delle fatture, non esonera l’azienda dall’obbligo di emettere la fattura in formato elettronico ed inviarla tramite il canale telematico denominato SDI (per approfondimenti vi rimandiamo ad un nostro precedente articolo).

Ma allora cosa serve il formato PDF?

La conservazione PDF serve per poter consegnare al cliente una copia della fattura o per “accompagnare” più dolcemente la transizione al digitale, sarà infatti possibile inviare il flusso telematico per poi tenere in archivio la copia digitale della fattura.

Gli usi saranno molteplici ma ricordiamo nuovamente che il PDF non sostituisce l’obbligo all’invio telematico.

Ma ha senso conservare le fatture in PDF?

Personalmente vorremmo dirvi un secco e inequivocabile NI!

Certamente la conservazione del formato PDF permette un approccio più “soft” alle nuove dinamiche di fatturazione, ma nel contempo rischia di diventare un ulteriore lavoro da seguire con tutti i costi che ne conseguono, sia nel tempo del personale che di struttura.

Mancano ancora sei mesi all’entrata in vigore della normativa, tempo più che sufficiente ad ogni azienda che abbia a cuore la propria ottimizzazione ed efficienza di migrare verso un approccio totalmente digitale. Sei mesi di tempo che permettono ad esempio di cercare un software moderno per la gestione contabile, sei mesi che permettono di aggiornare quello che attualmente viene usato e di formare il personale in maniera completa.

Siamo consapevoli che per ogni imprenditore l’innovazione rappresenta una “perdita” di tempo, almeno all’apparenza, ma ti chiediamo di non trovare scuse per non adeguarti, perché la corsa dell’ultimo minuto sarà molto complicata e il rischio che la tua concorrenza possa superarti è più che concreto.

Infatti, la fatturazione elettronica permetterà un flusso di lavoro molto più veloce (se debitamente implementata nell’azienda), permettendo all’imprenditore di liberare risorse da impiegare in nuove opportunità.

FEI & PARTNERS è presente, i suoi commercialisti, consulenti ed avvocati sono pronti, tu lo sei? Contattaci per una consulenza.