Fattura elettronica: scarto o acquisizione, come comportarsi

12 Luglio 2018

In questi mesi stiamo dando ampio risalto al tema della fattura elettronica, no non è semplice accanimento, ma una volontà di approfondire una tematica che andrà ad incidere in maniera profonda sulla struttura aziendale, una rivoluzione che se sottovalutata non permetterà un adeguamento dell’ultimo minuto.

L’introduzione della fattura elettronica come processo, necessita di una pianificazione accurata e una concertazione anche con il proprio commercialista, FEI & PARTNERS è pronta infatti ad assistere i propri clienti, in maniera professionale, studiando per ogni proprio cliente le migliori modalità.

Cosa comporta per la mia azienda?

Nel lungo periodo la fatturazione elettronica darà vantaggi consistenti, soprattutto nella gestione burocratica, nel monitoraggio della propria contabilità e nell’invio della documentazione ma nell’immediato sarà necessario dotarsi di nuovo software o adeguare quello attualmente in uso.

Diverso è il caso degli artigiani o più in generale di tutte quelle figure che ancora utilizzano il formato cartaceo per l’emissione della fatturazione, in questo caso infatti sarà necessario oltre che dotarsi di mezzi elettronici, anche uno studio preliminare per individuare il mezzo più adatto che porti vantaggi competitivi alla propria attività.

È impensabile infatti che un artigiano o un professionista possa emettere in maniera immediata una fattura elettronica tramite computer portatile, magari alla fine di un intervento o di un lavoro, è proprio per tutti questi casi che FEI & PARTNERS è pronta ad affiancarti avendo studiato mezzi efficaci per rendere il tuo lavoro snello ed efficiente, potendo anche emettere la fattura per tuo conto tramite il nostro personale.

Parliamo degli scarti

Il cuore del sistema della fatturazione elettronica si chiama SDI (Sistema Di Interscambio), a questo unico elaboratore centralizzato spetta il compito di ricevere, controllare, e incrociare tutte le fatture a livello nazionale. Il sistema controlla in prima istanza che la fattura ricevuta contenga tutte le informazioni obbligatorie e la coerenza con i dati indicati (a titolo esemplificativo partita IVA, Codice Fiscale). In caso di mancato superamento di questa prima fase l’elaboratore scarterà la fattura e sarà considerata come non emessa.

Certificato di firma scaduto o revocato

A seconda che si decida di inviare le proprie fatture tramite un intermediario o in autonomia il certificato di firma risulta uno dei punti cardine di tutta l’infrastruttura elettronica.

In caso di non validità del certificato infatti la fattura verrà scartata e non emessa.

Risulta in ogni caso assolutamente essenziale che ogni azienda disponga di una SMART CARD o di un TOKEN USB con il proprio certificato, appuntandosi le date di rinnovo.

Ricordiamo che il certificato di firma oltre che per la fatturazione elettronica è utile anche per tutte le pratiche camerali o per l’accesso in molti portali della Pubblica Amministrazione.

In questo caso dobbiamo apprezzare lo sforzo della PA nel cercare di unificare e far convergere in un unico dispositivo più canali di invio e comunicazione.

Controllo SDI e successivo scarto

Successivamente all’acquisizione da parte del sistema di interscambio, il cervellone centrale effettua ulteriori controlli non immediatamente possibili al momento dell’invio, come l’effettiva esistenza della Partita IVA indicata o del Codice Fiscale del cedente/prestatore e la correttezza dei dati indicati in fatture( imponibile e aliquota IVA, imposta indicata ecc..)

Se le fatture non superano questo successivo controllo vengono considerate non emesse e il sistema produrrà una ricevuta di scarto.

I tempi di ricezione dello scarto possono variare da una manciata di minuti a 5 giorni lavorativi, a seconda del congestionamento del sistema. Occorre pertanto un monitoraggio costante del canale telematico al fine di evitare spiacevoli sorprese (magari sollecitando il pagamento di una fattura al proprio cliente mai pervenuta).

Esito positivo della Fattura Elettronica

In caso di esito positivo da parte dello SDI, il sistema recapita la fattura al soggetto interessato attraverso uno dei seguenti canali:

• PEC (Posta elettronica Certificata)
• Servizio web dell’Agenzia delle Entrate (anche app)
• Sistema FTP (consigliato per i grossi volumi di fatturazione)

Per il recapito della fattura l’Agenzia delle Entrate mette a disposizione un servizio di registrazione dell’indirizzo telematico.

Mancato recapito della fattura

Nel caso di ricezione della ricevuta di mancato recapito, occorre comunicare al soggetto passivo IVA la disponibilità della fattura elettronica nei canali web dell’Agenzia delle Entrate attraverso l’area riservata (previa registrazione). Questa comunicazione va effettuata anche attraverso la consegna di una copia informatica della fattura (formato XBRL) permettendo in questo modo una più agevole ricerca della fattura stessa.

Come sopra esposto, risulta utile, se non essenziale registrare i propri recapiti elettronici nel sistema dell’Agenzia delle Entrate al fine di ricevere in automatico il flusso di fatture, evitando inutili ricerche sul portale web dello SDI.

Brevi considerazioni sui software e sulle procedure

L’Agenzia delle Entrate mette a disposizione dei software totalmente gratuiti, per permettere ad ogni soggetto obbligato all’emissione della fattura elettronica di poter ottemperare all’obbligo.

Come spesso accade però gratuito non significa meno costoso, e ancora meno significa ottimizzato. Il processo di informatizzazione delle imprese potrà risultare virtuoso solo se integrato in maniera profonda nei processi delle imprese.

Artigiani, commercianti e imprenditori devono percepire questa nuova incombenza come un’occasione per aggiornare le proprie infrastrutture adeguandole ai tempi. Nei prossimi anni la burocrazia sarà sempre più automatizzata e il rischio di non riuscire ad adeguarsi sarà sempre maggiore, già oggi intermediari come PayPal o molte banche prevedono un servizio di fatturazione automatica alla ricezione di pagamenti da parte dei propri clienti.

Un commerciante che decida di vendere su Amazon o altri store elettronici dovrà mettere in conto di creare un ecosistema fiscale, che permetta di snellire i processi burocratici e nel contempo dia un servizio veloce e puntuale alla propria clientela.

Un bar o un pubblico esercizio dovrà dotarsi dell’infrastruttura necessaria a gestire micro-pagamenti, anche solo per un caffè, rendendo il sistema fiscalmente gestibile grazie all’uso della tecnologia.

Il ruolo del Commercialista o dei consulenti come FEI & PARTNERS risulterà sempre più centrale, studiando e armonizzando insieme i processi burocratici.

Nel prossimo futuro (e non parliamo di anni ma di mesi) sopravvivrà sul mercato l’imprenditore attento al cambiamento, che sappia cavalcare l’onda dell’innovazione sfruttandola per creare non solo nuovi processi ma ecosistemi integrati che sappiano ottimizzare i processi gestionali, rendere i servizi veloci e puntuali con una burocrazia snella.

Mai come in questi anni la buona consulenza di un Commercialista potrà fare la differenza, a patto che vi sia un effettiva integrazione cliente/consulente, permettendo ricezioni di dati fiscali continue e puntuali, e che dia una guida salda e veloce. L’errore più grande che oggi possa fare un imprenditore è di farsi trascinare dalla corrente dei nuovi obblighi senza farli effettivamente suoi, comportando cosi solo nuovi costi senza risparmi.

FEI & PARTNERS è pronta ad accompagnarti in questa nuova sfida.